Ett lyckat webbprojekt börjar med ett bra förprojekt

När man skapar en ny webbplats pratar folk ofta om utveckling och design. Men de som lyckas online vet att det handlar om allt som händer innan utvecklingen sker – det handlar om ett bra förprojekt.

Det är lätt att ryckas med av alla tekniska möjligheter på marknaden. Innan man vet ordet av har man grävt ner sig i de minsta detaljerna, där investeringskostnaden ökar för varje spade.

Lyckligtvis är det inte nivån på ny teknik som avgör om du lyckas med ett webbprojekt. För mycket teknik kan faktiskt bli ett hinder som hindrar dig från att uppnå dina mål. 

Om du måste kontakta en utvecklare för att göra ändringar på din webbplats blir lösningen en daglig frustration. Om tekniken snabbt blir föråldrad måste du ha en ny webbplats om ett par år. Det är inte bara frustrerande, det är också dyrt. 

Å andra sidan har vi sett att de av våra kunder som har lyckats skapa webbplatser som håller i många år sätter människor i fokus från första preliminära spaden. 

 Vad är ett pilotprojekt – och varför är det viktigt?

Ett förprojekt handlar om att förbereda grunden för webbplatsprojektet. Här skapar vi en plan där vi kartlägger allt som är viktigt för projektet och uppnåendet av målen. 

• Hur kan webbplatsen bidra till att uppnå organisationens mål?
• Vad krävs för att vi ska lyckas med projektet?
• Vilka risker ser vi, och hur kan vi undvika dem?
• Vem ansvarar för vad, och vem ska inkluderas när?
• Är ambitionerna i linje med kompetensnivån, resurserna och budgetarna?

En av de stora styrkorna med ett pilotprojekt är att det blir naturligt att prata om ämnen som annars skulle glömmas bort eller undvikas. Människan står i centrum.

Till exempel använder vi ett verktyg som vi kallar riskregistret i pilotprojektet. Det är ett enkelt verktyg där alla inblandade diskuterar vilka faktorer som kan bli en utmaning, vad sannolikheten är för att varje faktor inträffar och vilka konsekvenserna blir om de inträffar. 

Fördelen med att ha ett sådant dokument är stor i sig, eftersom alla kommer att vara medvetna om vad som kan påverka projektet vid olika tidpunkter. Den verkliga fördelen är att det blir naturligt att ha det goda samtalet utan att känna att man är den som drar iväg det. Alla får ett delat ansvar för risken, med en lägre tröskel för att prata om detta senare i projektet. 

Riskregistret är bara ett av flera verktyg vi använder i förprojektet, men är ett bra exempel på hur enkla övningar har stor nytta för resten av processen. 

En färdplan till framgång online

Vi har lagt ner mycket tid på att kartlägga de gemensamma nämnarna för organisationer som är framgångsrika online, och har utvecklat flera principer som vi arbetar utifrån. Baserat på dessa principer har vi tagit fram en färdplan som används i pilotprojektet. 

1. Insikter : Granskning av befintliga insikter och förståelse för organisationens digitala mognad.
2. Ambition : Etablera en gemensam vision och ambition, förankra ambitionen med affärsmål och var realistisk om vad som krävs för att uppnå ambitionen. 
3. Människor : Kartlägg interna och externa målgrupper och användarbehov, vilka roller och kompetenser som behövs, var rollerna hör hemma i organisationen och hur man bäst arbetar med externa parter.
4. Teknik : Kartlägg den grundläggande teknologiska plattformen och diskutera hur vi säkerställer långsiktig hållbarhet och skalbarhet i projektet. Det är här frågor om kostnad/nytta, hur man blir en bra kund och hur man undviker teknisk skuld på webbplatsen kommer in.  
5. Process : Säkerställ en framdrift i projektet där alla drar åt samma håll, klargör hur kompetensöverföring från leverantören ska ske och fundera ut hur ni ska kombinera nya projekt med den dagliga kommersiella verksamheten. 
6. Mätning : Förtydliga vad som ska mätas och hur, inte minst komma överens om hur det vi skapar skapar värde. 

Alla dessa faktorer har en direkt inverkan på lanseringsprojektet, vilket är den term vi använder för själva webbplatsutvecklingen. Om du hoppar över allt detta kan du få en lösning som varken organisationen, medlemmarna, givaren eller besökarna kan använda. 

Har du råd att hoppa över pilotprojektet? Magne Ilsaas har granskat våra erfarenheter av att arbeta med marknads- och kommunikationsavdelningar i organisationer med detta ämne i åtanke. Få en djupdykning här .

Förenklade, demokratiska processer

Vi förstår att detta kan verka överväldigande, särskilt om du är en del av ett litet team eller en liten organisation. Men kom ihåg att syftet är att sätta människorna först. Det är inte en process där man skapar tunga planer som hamnar i en låda och glöms bort efter en månad. 

I dialog med er och i våra samarbeten är vi fast beslutna att säkerställa att alla röster hörs och att erfarenheter delas. Detta är helt avgörande för att säkerställa att alla tar ansvar för en lösning de behärskar, och därigenom skapa engagemang i organisationen.

Ett pilotprojekt är i första hand ett demokratiskt projekt som gör er organisation mer digitalt mogen – så att ni bättre kan använda webbplatsen och utveckla den över tid. 

På så sätt får du ett verktyg som kan uppnå dina mål, och inte en webbplats som bara ser snygg och modern ut. 

Detta återspeglas även i alla övningar vi använder. Allt ska vara enkelt att implementera för alla i organisationen. Resultaten sammanfattas i en tvåsidig framgångsplan som granskas och uppdateras regelbundet från det ögonblick webbplatsen lanseras.

Hur genomför man ett förprojekt och vad kan man göra själv?

Om du kontaktar oss för att skapa en ny webbplats rekommenderar vi alltid ett förprojekt. En enkel tumregel är att det kommer att kosta cirka 5 till 10 procent av den totala budgeten.

Men det betyder inte att vi måste vara involverade i allt, för det finns mycket du kan göra själv. Vi kommer att dela tips och insikter på vår blogg framöver, och du kan få nyheter direkt till din inkorg via vårt nyhetsbrev.