Har du råd att hoppa över det förberedande projektet?

Du arbetar i en organisation eller ett företag, och har fått det hedervärda uppdraget att fixa en ny webbplats. Höjdpunkten för dig som ska beställa och kanske leda projektet med en ny webbplats är stor. Vilka kommer vi att arbeta med, vad kommer vi att skapa och inte minst: Hur mycket kommer det att kosta?

I större eller mindre utsträckning vet man vad som behövs, en kravspecifikation skapas.

Sedan frågar du runt om någon känner någon som är bra på att göra hemsidor. Eller kanske googlar du ett gäng byråer och tittar på vilka de har arbetat med tidigare. Slutligen har du listan klar och skickar ut ett mejl:

"Hej leverantör x."

Vi på företag x ska skapa en ny webbplats och undrar om ni skulle kunna vara en lämplig leverantör för oss. Vi har skapat en enkel specifikation och undrar vad något liknande kan kosta och när det kan vara klart. Ser fram emot att höra från er.

Bilaga: Kravspecifikation_ny_webbplats.doc

Det första svaret du får från Dekode låter ungefär så här:

"Hej x."

Tack för din förfrågan. Vi på Dekode har lång erfarenhet av att skapa webbplatser och hjälper dig gärna. För att kunna ge en korrekt offert rekommenderar vi att du genomför ett förprojekt för att lära känna dig bättre……
Vi träffar dig gärna för att förstå lite mer om dina behov.

Den här fiktiva e-postdialogen ovan är ett ganska bra exempel på ett tvärsnitt av förfrågningar vi får. Dekode kommer att levereras till vår inkorg.

I tio av tio fall kommer vi att svara att vi rekommenderar att genomföra ett förprojekt. Vi kan förstå att det till och med kan vara irriterande, när man har lagt ner tid på någon form av kravspecifikation och förväntar sig ett pris och ett lanseringsdatum i gengäld. Gärna med två streck under svaret.

Vad är egentligen ett pilotprojekt?

Efter att ha arbetat uteslutande med webb i över tio år är det enda vi kan säga med 100 % säkerhet att inga webbplatsprojekt är de andra liknade och inga processer är de andra liknade.

Vi anser att förprojektet är den viktigaste delen av ett webbprojekt. Att hoppa över eller nedgradera denna fas är den största indikatorn på om ett projekt blir framgångsrikt. Rätt utfört är det grunden som säkerställer att vi skapar rätt saker som kan ha en direkt inverkan på företagets eller organisationens värdeskapande. Rätt löst kan det bli ett verktyg som hjälper en marknads- eller kommunikationsmedarbetare i deras dagliga arbete, vilket i sin tur bidrar till effektivitet och tidsbesparingar.

Ett pilotprojekt har flera syften

Kort sagt är syftet med förprojektet att definiera vad som ska tillverkas till vilket pris.

Man skulle kunna tro att det skulle vara enkelt, men det finns många element, ofta fler än man är medveten om, som bidrar till att definiera både omfattning och kostnadsramverk.

Insikt

Vi vill vara proaktiva rådgivare och är övertygade om att vår erfarenhet av att arbeta med många digitala projekt kommer att tillföra stort värde till projektet. Men för att ha förutsättningarna att kunna säga något vettigt behöver vi insikt.

• Vi behöver insikt i deras affärsmål och ambitioner.
• Vi behöver insikt i deras organisation, expertis och implementeringsförmåga.
• Vi behöver insikt i deras målgrupper.

När vi arbetar igenom detta tillsammans kan vi också ge goda råd och hjälpa till att kvalitetssäkra er specifikation.

Från mål och vision till konkreta åtgärder

När någon ska bygga en ny webbplats ringer vi Dekode det konsekvent för ett lanseringsprojekt. Många kravspecifikationer tenderar att vara uttömmande. Det vill säga så mycket funktionalitet som möjligt. Detta blir ofta immateriellt, och inte minst onödigt dyrt.

Genom den insikt vi får i förprojektet blir en av de viktigaste uppgifterna vi kan bistå med att prioritera och specificera.

Vad behöver vi lansera för att ni ska kunna börja skörda värde?

• Det handlar om att arbeta fokuserat mot de mest relevanta målgrupperna.
• Det handlar om kunskap och att bemästra teknik och digitala verktyg innan man lägger till funktioner.
• Det handlar om att fylla lösningen med bra och välutvecklat innehåll.
• Det handlar om att skapa bra processer och arbetsrutiner i den digitala vardagen. 

Vi slutar ofta med att skala ner specifikationerna för ett lanseringsprojekt. Genom att inte övertänka ökar vi chansen att lyckas med det första steget. Kunder som upplever behärskning och digital mognad kommer snabbt att kunna höja ambitionerna. Detta gör att de kan närma sig strategiska ambitioner, steg för steg.

Interna målgrupper

De vanligaste anledningarna vi hör om varför någon vill bygga en ny webbplats är:

• Dagens webbplats är inte tillräckligt flexibel. 
• att det är för svårt att göra förändringar.
• att de vill ha en leverantör som kan erbjuda underhåll och support.

Paradoxen med alla dessa punkter är att de är mycket svåra att definiera i en kravspecifikation. Det mesta som beskrivs i en kravspecifikation handlar om användaruppgifter och funktionalitet relaterad till en slutanvändare, det vill säga de som besöker webbplatsen. Men vilken erfarenhet och flexibilitet en redaktör bör ha, anges sällan.

En funktion som gör samma sak kan lösas snabbt och enkelt och se helt perfekt ut på webbplatsen. Men om samma funktion ska göras flexibel så att marknadsavdelningen kan uppdatera och ändra som de vill, kommer det att krävas mer arbete att implementera.

De flesta kravspecifikationer som kommer till oss är främst inriktade på slutanvändaren.

Vilket är just det som bidrar till att en webbplats inte är tillräckligt flexibel, eller tillräckligt enkel att uppdatera. Detta minskar webbplatsens livslängd.

I ett pilotprojekt med Dekode Vi kommer alltid att inkludera deras interna målgrupper.
Detta kan ha en förvånansvärt stor inverkan på specifikationen och uppskattningen.

Intern förankring

Det kan vara värt att notera att många ser ett webbprojekt som något ganska enkelt. Men enligt vår erfarenhet hamnar projekt ofta i en strid med den övergripande strategin, eftersom en webbplats på många sätt är ett fönster in i företagets eller organisationens insida. Vi har flera gånger upplevt att ett webbprojekt har fungerat som en katalysator för stora interna omprioriteringar.

Av denna anledning kan det vara viktigt att inkludera och involvera relevanta chefer i förprojektfasen.

Lära känna

”Vi letar efter en långsiktig digital partner.” Detta är vanligtvis något som anges i de flesta förfrågningar vi får. Och med rätta. Den främsta indikatorn på framgång i digitala utrymmen är om företaget eller organisationen har ett långsiktigt perspektiv på vad de gör.

Det betyder att för de flesta är det inledande projektet bara början på ett längre samarbete.

Ett gott samarbetsklimat där vi trivs med att arbeta tillsammans kommer att vara viktigt för alla parter, och ett pilotprojekt kommer att vara ett bra tillfälle att få en känsla för just detta.

Risk

Summan av alla övningar och förtydliganden som görs i ett förprojekt är avsedda att minska risken och indikerar i vissa fall risk. Om du inte har en mycket välutvecklad specifikation skulle vi hävda att det att skicka ut en förfrågan med förväntan om en exakt uppskattning är lite som att skjuta i mörkret.

Alla leverantörer tolkar en specifikation olika och inte minst finns det många sätt att lösa olika utmaningar. Detta i sig utgör en stor risk.

Kravspecifikation och kostnadsramverk

För de flesta som ska ge sig in i ett mer eller mindre komplext webbprojekt är den största osäkerheten vad det kommer att kosta?

Ingen gillar osäkerhet.

Ett förprojekt syftar till att definiera en specifikation för vilken det är möjligt att ge en exakt kostnadsram.

Som vi hoppas ha belyst i avsnitten ovan beror priset på många faktorer som du i hög grad kan påverka. Vår ambition är i många fall att skala ner lanseringsprojektet, och snarare ha en långsiktig plan så att webblösningen snabbt blir en del av värdeskapandet. För de flesta är det lättare att investera lite i taget när man också ser att webbplatserna bidrar till intäkter eller annan form av måluppfyllelse.

Allt kan inte uppskattas

Vi har generellt en magkänsla om ett projekts omfattning. Det finns dock vissa saker som är notoriskt svåra att uppskatta, även efter att en preliminär design har slutförts.

Integrationer med tredjepartssystem skapar ofta stor osäkerhet eftersom inte alla tredjepartssystem har bra och korrekt dokumentation. Där det är möjligt kommer vi att gå in på detta på djupet i ett förprojekt och kunna göra en grov uppskattning. I vissa fall måste dock mer grundliga tekniska undersökningar göras.

Vad kostar ett förprojekt?

En tumregel är att ett förprojekt kostar mellan 5 och 10 procent av projektets totala budget. Vi anser att detta är en relativt liten investering för att minska risken för alla parter.