Har du råd til å hoppe over forprosjektet?

Du jobber i en organisasjon eller bedrift, og har fått det ærefulle oppdraget med å fikse en ny nettside. Fallhøyden for deg som er satt til å bestille og kanskje lede prosjektet med ny nettside er stor. Hvem skal vi jobbe med, hva skal vi lage og ikke minst: Hvor mye koster det?

I større eller mindre grad vet du hva som trengs, det lages en kravspesifikasjon.

Deretter spør du deg rundt om noen vet om noen som er flinke til å lage nettsider. Eller kanskje du googler deg frem et knippe byråer, og tar en titt på hvem de har jobbet med før. Endelig har du listen klar, og sender avgårde en e-post:

“Hei leverandør x.

Vi i bedrift x skal lage ny nettside, og lurer på om dere kan være en riktig leverandør for oss. Vi har laget en enkel spesifikasjon, og lurer på hva noe slikt kan koste, og når det kan være ferdig. Ser frem til å høre fra dere.”

Vedlegg: Kravspesifikasjon_ny_nettside.doc

Det første svaret du får fra Dekode lyder sånn cirka som dette:

“Hei x.

Takk for din henvendelse. Vi i Dekode har lang erfaring med å lage nettsider, og vil gjerne kunne hjelpe dere. For å kunne gi et estimat som er presist, anbefaler vi å gjennomføre et forprosjekt, for å bli bedre kjent med dere……
Vi møter dere gjerne for å forstå  litt mer om behovet deres.

Denne fiktive mail-dialogen over er et ganske godt eksempel på et tverrsnitt av henvendelser vi i Dekode får i innboksen vår.

I ti av ti tilfeller vil vi svare at vi anbefaler å gjennomføre et forprosjekt. Vi kan skjønne at det til og med kan være irriterende, når dere har brukt tid på en slags kravspesifikasjon og forventer en pris og en lanseringsdato i retur. Gjerne med to streker under svaret.

Hva er egentlig et forprosjekt?

Etter å ha jobbet utelukkende med web i over ti år er det eneste vi kan si med 100% sikkerhet at ingen nettsideprosjekter er like og ingen prosesser er like.

Vi mener at forprosjektet er den viktigste delen av et webprosjekt. Å hoppe over eller nedprioritere denne fasen er den største indikatoren på om et prosjekt ender opp som vellykket. Gjort riktig er det grunnlaget som sikrer at vi lager de riktige tingene som kan ha en direkte innvirkning på bedriftens eller organisasjonens verdiskaping. Løst riktig kan det bli et verktøy som bistår en markeds- eller kommunikasjonsansatt i hverdagen, noe som igjen bidrar til effektivitet og tidsbesparelser.

Et forprosjekt har flere hensikter

Kort oppsummert er forprosjektets hensikt å definere hva som skal lages til hvilken pris.

En skulle tro at det var enkelt, men det er mange elementer, ofte flere enn en selv er bevisst på som er med på å definere både omfang og kostnadsramme.

Innsikt

Vi ønsker å være proaktive rådgivere, og er trygge på at vår erfaring etter å ha jobbet på svært mange digitale prosjekter, vil kunne tilføre prosjektet  stor verdi. Men for å ha forutsetningene for å kunne mene noe fornuftig, trenger vi innsikt.

• Vi trenger innsikt i deres forretningsmål og ambisjoner.
• Vi trenger innsikt i deres organisasjon, kompetanse og gjennomføringsevne.
• Vi trenger innsikt i målgruppene deres.

Når vi sammen jobber oss igjennom dette, kan vi også komme med gode råd og bidra med å kvalitetssikre spesifikasjonen deres.

Fra mål og visjon til konkrete tiltak

Når noen skal bygge en ny nettside kaller vi i Dekode det konsekvent for et lanseringsprosjekt. Veldig mange kravspesifikasjoner har en tendens til å helgardere seg. Det vil si mest mulig funksjonalitet. Dette blir ofte uhåndgripelig, og ikke minst unødvendig dyrt.

Gjennom innsikten vi får i forprosjektet vil en av de viktigste oppgavene vi kan bistå med være å prioritere og konkretisere.

Hva må vi lansere for at dere skal kunne begynne å høste verdi?

• Det handler om å jobbe fokusert mot de mest relevante målgruppene.
• Det handler om kunnskap og om å mestre teknologi og digitale verktøy, før en øser på med funksjoner.
• Det handler om å fylle løsningen med godt og gjennomarbeidet innhold.
• Det handler om å skape gode prosesser og arbeidsrutiner i den digitale hverdagen. 

Vi  ender vi ofte med å skalere ned spesifikasjonene for et lanseringsprosjekt. Ved ikke å gape over for mye øker vi sjansen med å lykkes med det første steget. Kunder som opplever mestring og digital modning vil raskt kunne heve ambisjoner. Dermed kan de  nærme seg strategiske ambisjoner, steg for steg.

Interne målgrupper

De vanligste årsakene vi hører om hvorfor noen ønsker å bygge en ny nettside er:

• dagens nettside er ikke fleksibel nok. 
• at det er for vanskelig å gjøre endringer.
• at de ønsker en leverandør som kan tilby vedlikehold og support.

Det paradoksale med alle disse punktene, er at det er svært vanskelig å definere i en kravspesifikasjon. Det aller meste som beskrives i en kravspesifikasjon handler om brukeroppgaver og funksjonalitet knyttet opp mot en sluttbruker, altså de som besøker nettstedet. Men hvordan opplevelsen og fleksibiliteten til en redaktør skal være, står det sjelden noe om.

En funksjon som gjør det samme, kan løses raskt og enkelt og se helt perfekt ut på nettsiden. Men hvis samme funksjon skal gjøres fleksibel slik at markedsavdelingen kan oppdatere og endre slik de selv ønsker, vil det kreve mer arbeid å implementere.

De fleste kravspesifikasjon som kommer til oss, har i hovedsak fokus på sluttbruker.

Noe som nettopp bidrar til at en nettside kanskje ikke er fleksibel nok, eller enkel nok å oppdatere. Dette minsker levetiden til en nettside.

I et forprosjekt med Dekode vil vi alltid inkludere deres interne målgrupper.
Dette kan ha overraskende stor påvirkning på spesifikasjonen og estimatet.

Intern forankring

Det kan være verd å merke seg at mange ser på et nettsideprosjekt som noe rimelig enkelt. Men erfaringsmessig, ender prosjektene ofte med å pirke i overordnet strategi, da en nettside på mange måter er et vindu inn i bedriften eller organisasjonens indre. Vi har flere ganger opplevd at et nettsideprosjekt har fungert som en katalysator for større interne omprioriteringer.

Av den grunn kan det være viktig å inkludere og involvere relevante ledere i forprosjektfasen.

Bli kjent

“Vi leter etter en langsiktig digital partner”. Dette er typisk noe som står i de fleste henvendelsene vi får. Og med rette. Nummer en indikasjon på suksess i digitale flater er om bedriften eller organisasjonen har et langsiktig perspektiv på det de gjør.

Det betyr at for de fleste er det innledende prosjektet bare starten på et lengre samarbeid.

Et godt samarbeidsklima hvor vi trives med å jobbe sammen vil være viktig for alle parter, og et forprosjekt vil være en god mulighet for å få en følelse med nettopp dette.

Risiko

Totalen av alle øvelsene og avklaringene som gjøres i et forprosjekt har til hensikt å redusere risiko og i noen tilfeller indikere risiko. Med mindre du har en veldig gjennomarbeidet spesifikasjon, vil vi påstå at det å sende ut en forespørsel med forventing om et presist estimat, er litt som et skudd i blinde.

Alle leverandører tolker en spesifikasjon forskjellig og ikke minst finnes det mange måter å løse ulike ulike utfordringer på. Det i seg selv representerer en stor risiko.

Kravspesifikasjon og kostnadsramme

For de fleste som skal i gang med et mer eller mindre komplekst webprosjekt er den største usikkerheten hva det vil koste?

Ingen liker usikkerhet.

Et forprosjekt har til hensikt å definere en spesifikasjon som det er mulig å gi en presis kostnadsramme på.

Som vi håper å ha belyst i avsnittene over så avhenger prisen av mange faktorer som dere i stor grad kan være med å påvirke. Vår ambisjon er i mange tilfeller å skalere ned lanseringsprosjektet, og heller ha en langsiktig plan slik at nettløsningen raskt blir en del av verdiskapingen. For de fleste er det enklere å investere litt og litt når en samtidig ser at nettsidene bidrar til inntekter eller annen form for måloppnåelse.

Ikke alt lar seg estimere

Stort sett har vi en magefølelse på et omfang av et prosjekt. Det er imidlertid noen ting som er notorisk vanskelig å estimere, selv etter gjennomført forprosjekt.

Integrasjoner mot tredjepartssystemer skaper ofte mye usikkerhet da ikke alle tredjepartssystemer har god og riktig dokumentasjon. Der det er mulig vil vi gå i dybden på dette i et forprosjekt og kunne komme opp med et grovt estimat. Men i noen tilfeller må det gjøres grundigere tekniske undersøkelser.

Hva koster et forprosjekt

En tommelfingerregel er at et forprosjekt koster mellom 5 og 10 prosent av prosjektets totale ramme. Vi mener det er en relativt liten investering for å redusere risiko for alle parter.