Hvordan finne medlemmenes toppoppgaver
Hva er de viktigste oppgavene medlemmene prøver å fullføre? Hvilke behov er så kritiske at de er villige til å investere tid, penger og energi i å løse dem? Gerry McGoverns «Top Tasks»-tilnærming tilbyr en kraftfull metode for å finne frem til disse toppoppgavene og sikre at organisasjonen din fokuserer på det som virkelig teller.
Sven Hognestad 
Hva er toppoppgaver, og hvorfor er de viktige?
Toppoppgaver er de viktigste oppgavene eller behovene som medlemmene dine prøver å oppfylle når de interagerer med organisasjonen din. Dette kan være alt fra å finne spesifikk informasjon, delta i et arrangement, eller få hjelp til å løse en utfordring.
Å identifisere disse toppoppgavene er kritisk fordi:
- Det skaper fokus: Ved å prioritere de viktigste oppgavene kan du sikre at ressursene dine brukes der de gir mest verdi.
- Det forbedrer medlemsopplevelsen: Når du gjør det enkelt for medlemmer å fullføre deres egne, spesifikke toppoppgaver, øker du deres tilfredshet og lojalitet.
- Det gir konkurransefortrinn: Organisasjoner som fokuserer på toppoppgavene, skiller seg ut ved å tilby en mer effektiv og relevant opplevelse.
Trinn 1: Forstå «top tasks»-tilnærmingen
Gerry McGoverns «top tasks»-metodikk handler om å identifisere og prioritere de viktigste oppgavene brukerne (i dette tilfellet medlemmene) prøver å fullføre. Tanken er at selv om brukere har mange behov, er det noen få oppgaver som står ut som de aller viktigste.
For medlemsorganisasjoner kan dette inkludere:
- Å finne relevant informasjon eller ressurser.
- Melde seg på arrangementer eller kurs.
- Få hjelp til å løse en spesifikk utfordring.
- Bygge nettverk.
- Få tilgang til ekspertise.
Her er det første kapitlet i boka til McGovern: “Top Tasks – A how-to guide”.
Trinn 2: Identifiser potensielle toppoppgaver
Før du kan finne de virkelige toppoppgavene, må du ha en liste over potensielle oppgaver som medlemmene dine prøver å fullføre. Her er hvordan du kan komme i gang:
1. Hold workshops med interessenter
Inviter medlemmer, ansatte og andre interessenter til en workshop for å brainstorme potensielle oppgaver. Spør:
- “Hva er de viktigste tingene medlemmer prøver å oppnå når de engasjerer seg med oss?”
- “Hvilke utfordringer møter medlemmer oftest?”
2. Analyser eksisterende data
Bruk data fra CRMet ditt, nettsidestatistikk fra Analytics eller Matomo, eller medlemsundersøkelser for å identifisere hva medlemmer gjør mest av.
- Hvilke sider besøkes oftest på nettsiden din?
- Hvilke tjenester eller ressurser brukes mest?
- Hva er de vanligste spørsmålene til kundeservice?
3. Observer medlemmenes oppførsel
Delta på arrangementer, følg medlemmer på sosiale medier, eller les gjennom feedback for å få en dypere forståelse av hva som er viktig for dem.
Trinn 3: Prioriter toppoppgavene
Når du har en liste over potensielle oppgaver, er neste steg å prioritere dem for å finne de aller viktigste. Dette kan gjøres gjennom en enkel, men effektiv metode kalt «prioriteringsundersøkelse».
Hvordan gjennomføre en prioriteringsundersøkelse:
- Lag en liste over oppgaver: Inkluder alle de potensielle oppgavene du har identifisert.
- Spør medlemmene: Be medlemmer rangere oppgavene basert på hvor viktige de er. Dette kan gjøres gjennom en spørreundersøkelse, for eksempel satt opp i Hotjar.
Undersøkelsen bør inneholde spørsmål som avdekker hva de kom til nettsiden for å gjøre, om de fikk gjennomført oppgaven eller ikke, og hvem de er. - Analyser resultatene: Identifiser hvilke oppgaver som står ut som de aller viktigste, og hvilke oppgaver som var vanskelige å få gjennomført.
Det norske verktøyet Skyra er et av våre go-tos når det gjelder å teste toppoppgavene. Det er spesielt utviklet for oppgaven, så det forenkler prosessen en hel del.
Trinn 4: Optimaliser for toppoppgavene
Når du har identifisert toppoppgavene, er det på tide å optimalisere organisasjonen din for å gjøre det enkelt og effektivt for medlemmer å fullføre disse oppgavene.
Eksempler på optimalisering:
- Forbedre nettsiden: Sikre at toppoppgavene er enkle å finne og utføre på nettsiden din. For eksempel, hvis «å finne relevant informasjon» er en toppoppgave, kan du lage en søkefunksjon eller en kategorisert ressursdatabase.
- Forenkle prosesser: Reduser antall steg det tar å fullføre en oppgave. Hvis «å melde seg på arrangementer» er en toppoppgave, kan du gjøre påmeldingsprosessen enklere og mer intuitiv.
- Tilby skreddersydde løsninger: Utvikle tjenester eller ressurser som spesifikt hjelper medlemmer med å fullføre toppoppgavene.
Toppoppgaver brukes ofte som grunnlag for å lage det som kaller kjernesider: Sider på nettstedet ditt hvor du løser brukernes toppoppgaver og dine egne strategiske mål samtidig. Les her for en gjennomgang av kjernemodellen.
Eksempel:
Hvis «å bygge nettverk» er en toppoppgave, kan du introdusere en matchmaking-funksjon på nettsiden din eller arrangere speed networking-arrangementer.
Trinn 5: Måle og forbedre
Toppoppgavene endrer seg over tid, og det er viktig å kontinuerlig evaluere og forbedre tilbudene dine.
- Mål effekten: Bruk data til å se om medlemmer faktisk fullfører toppoppgavene mer effektivt.
- Søk feedback: Spør medlemmer hvordan de opplever løsningene dine, og hva som kan forbedres.
- Justér strategien: Bruk innsiktene til å finjustere tilbudene dine og sikre at de forblir relevante.
Utfordringer og fallgruver
Selv om «Top Tasks»-tilnærmingen er god, er det noen utfordringer å være oppmerksom på:
- Overgeneralisering: Ikke alle medlemmer har de samme toppoppgavene. Unngå å behandle alle medlemmer som én homogen gruppe.
- Manglende oppfølging: Å identifisere toppoppgaver er bare starten. Du må også handle på innsiktene.
- Resistens mot endring: Noen i organisasjonen kan være motvillige til å endre tilbud eller strategier basert på nye innsikter.
Fra kaos til fokus
Ved å forstå hva som virkelig betyr noe for medlemmene dine, kan du sikre at ressursene dine brukes der de gir mest verdi. Begynn å samle inn data, analyser innsiktene, og bygg en organisasjon som virkelig leverer verdi. For som Gerry McGovern sier: “Focus on the critical few, not the trivial many.”
Gå tilbake til startsiden: Alt du trenger å vite om medlemsreisen.