Når du skal lage en ny nettside blir det fort snakk om utvikling og design. Men de som lykkes på nett vet at det handler om alt som skjer før utviklingen skjer – det handler om et godt forprosjekt.
Magne Ilsaas 
Det er lett å bli revet med av alle de teknologiske mulighetene som finnes på markedet. Før du vet ordet av det har du gravd deg ned i de aller minste detaljene, hvor investeringskostnaden øker i takt med hvert spadetak.
Heldigvis er det ikke graden av ny teknologi som avgjør om du lykkes med et nettsideprosjekt. Faktisk kan for mye teknologi bli en hemsko som gjør at du ikke vil nå målene dine.
Må du kontakte en utvikler for å gjøre endringer på nettsiden, blir løsningen en frustrasjon i hverdagen. Blir teknologien raskt utdatert, må du ha en ny nettside om et par år. Ikke bare er det frustrerende, det blir også dyrt.
Derimot har vi sett at de av våre kunder som har lykkes med å lage nettsider som lever i mange år, setter mennesket i fokus fra første provisoriske spadetak.
Hva er et forprosjekt – og hvorfor er det viktig?
Et forprosjekt handler om å forberede grunnen for nettsideprosjektet. Her lager vi en plan hvor vi får kartlagt alt det som betyr noe for prosjektet og måloppnåelsen.
- Hvordan kan nettsiden bidra til å nå målene til organisasjonen?
- Hva skal til for at vi lykkes med prosjektet?
- Hvilke risikoer ser vi, og hvordan kan vi unngå dem?
- Hvem har ansvar for hva, og hvem må inkluderes når?
- Står ambisjonene i stil med kompetansenivå, ressurser og budsjetter?
En av de store styrkene med et forprosjekt er at det blir naturlig å snakke om temaer som ellers ville blitt glemt eller unngått. Menneskene står i sentrum.
For eksempel bruker vi et verktøy vi kaller risikoregisteret i forprosjektet. Dette er et enkelt verktøy hvor alle involverte skal diskutere hvilke faktorer som kan bli en utfordring, hva som er sannsynligheten for at hver faktor inntreffer og hva konsekvensene blir dersom de inntreffer.
Nytteverdien av å ha et slikt dokument er stort i seg selv, ettersom alle vil ha kjennskap til hva som kan påvirke prosjektet på ulike tidspunkt. Den virkelige fordelen ligger i at det blir naturlig å ha den gode samtalen uten å føle at du blir en festbrems. Alle får et felles eierskap til risiko, med en lavere terskel for å snakke om dette senere i prosjektet.
Risikoregisteret er kun ett av flere verktøy vi benytter oss av i forprosjektet, men er et godt eksempel på hvordan enkle øvelser får stor nytteverdi for resten av prosessen.
Et veikart for lykkes på nett
Vi har brukt mye tid på å kartlegge fellesnevnerne hos de organisasjonene som lykkes på nett, og har utviklet flere prinsipper som vi arbeider ut ifra. Basert på disse prinsippene har vi utviklet et veikart som brukes i forprosjektet.
- Innsikt: Gjennomgang av eksisterende innsikt og forståelse for organisasjonens digitale modenhet.
- Ambisjon: Etablere en felles visjon og ambisjon, forankre ambisjon med forretningsmål og realitetsorientere oss for hva som skal til for å nå ambisjonen.
- Mennesker: Kartlegge interne og eksterne målgrupper og brukerbehov, hvilke roller og kompetanse som trengs, hvor rollene hører til i organisasjonen, og hvordan jobbe best med eksterne parter.
- Teknologi: Kartlegge den teknologiske grunnplattformen, og diskutere hvordan vi sikrer langsiktighet og skalerbarhet i prosjektet. Her kommer spørsmål om kost/nytte, hvordan bli en god bestiller og hvordan unngå teknisk gjeld på nettsiden inn.
- Prosess: Sikre fremdrift i prosjektet hvor alle drar i samme retning, avklare hvordan kompetanseoverføring fra leverandør skal foregå, og finne ut av hvordan dere skal kombinere nye prosjekter med den daglige, kommersielle driften.
- Måling: Avklare hva som skal måles og hvordan, ikke minst komme til enighet om hvordan det vi lager skaper verdi.
Alle disse faktorene får en direkte innvirkning på lanseringsprosjektet, som er begrepet vi bruker for selve nettsideutviklingen. Hopper du bukk over alt dette kan du i verste fall ende opp med en løsning som verken organisasjonen, medlemmene, giverne eller de besøkende kan bruke.
Har du råd til å droppe forprosjektet? Magne Ilsaas har gått gjennom våre erfaringer med å jobbe sammen med markeds- og kommunikasjonsavdelinger i organisasjoner med dette temaet for øyet. Få et dypdykk her.
Forenklede, demokratiske prosesser
Vi skjønner at dette kan virke overveldende, spesielt hvis du er en del av et lite team eller er en en liten organisasjon. Men husk at formålet er å sette mennesket i fokus. Det er ikke en prosess for å lage tunge planverk som ender opp i en skuff og blir glemt etter en måned.
I dialog med deg og i våre samarbeid, er vi opptatt av at alle stemmer blir hørt, og erfaringer delt. Det er helt kritisk for å sikre at alle har eierskap til en løsning som de mestrer, og dermed skaper engasjement i organisasjonen.
Et forprosjekt er først og fremst et demokratisk prosjekt som gjør din organisasjon mer digital moden – slik at du er i bedre stand til å ta i bruk nettsiden og utvikle den over tid.
På den måten vil du ende opp med et verktøy som er i stand til å oppnå målene dine, og ikke en nettside som kun ser pen og moderne ut.
Dette reflekteres også i alle øvelsene vi benytter oss av. Alt skal være enkelt å gjennomføre for alle i organisasjonen. Funnene ender opp i en tosiders suksessplan som gjennomgås og oppdateres regelmessig fra øyeblikket nettsiden blir lansert.
Hvordan gjennomføre et forprosjekt og hva kan du gjøre selv?
Dersom du tar kontakt med oss for å lage en ny nettside vil vi alltid anbefale et forprosjekt. En enkel tommelfingerregel er at det vil koste omtrent 5 til 10 prosent av den totale budsjettrammen.
Men det betyr ikke at vi må være involvert i alt, for det er mye du kan gjøre selv. Vi skal fremover dele tips og innsikt på bloggen vår, og du kan få nyheter rett i innboksen din via vårt nyhetsbrev.